No. 60: How to prepare for a business trip ?

The season for me has just started. I will kick off February with three round trips in Europe. After some funny and not-so-funny experiences last year I have decided to share with You on how to deal with travel, especially the ones we do for work.

Key points are remaining and being calm in no matter what situation happens (missing a flight, trying to claim a lost luggage, being stuck at the airport, etc.) so You never lose Your nerve and class. Afterwards such (some terrible) experiences they become a part of our memories and are great ice breakers when meeting new people.

Sezon dla mnie właśnie się rozpoczął. Sam luty spędzę na trzech wyjazdach służbowych. Zeszłoroczne doświadczenia, miłe i te mniej przyjemne dały mi odrobinę do myślenia. Postanowiłam podzielić się z Wami moimi przeżyciami, podpowiedziami i radami z podróży (zwłaszcza tych biznesowych).

Najważniejsze to zawsze trzymać nerwy na wodzy bez względu na sytuację (łatwo powiedzieć, trudniej zrobić), np. spóźniłaś się na samolot, zgubiono Twój bagaż (ze wszystkimi ważnymi rzeczami), utknęłaś na lotnisku. Z czasem te przeżycia staną się częścią Twojej osobistej historii oraz świetnym gruntem do rozpoczęcia rozmowy podczas nawiązywania nowych znajomości.

 

PACKING AND ARRANGING THE TRIP

Try to think in advance ( a week before the journey) what You need to pack. Creating a list is an ultimate solution, so You know what You have at home and what You still need to get from a store. Depending on an importance of the trip, You should get an email with details of the area, dress codes and weather. However, it may happen that You have to figure it out Yourself. 

Think of the temperature and region You are about to stay and what the programme of meetings and events is like (more sitting or more walking ?). Maybe that is the part of the month when You should pack in the suitcase some extra toiletries with You. Are you prescribed any pills or vitamins that You are required to take?

How long are You staying out there? The answer to that question should determine the size of the luggage. You are going to take with You. If it's a short trip, there is no need to pack 23 kilos. However, if You must stay longer than four days, a bigger suitcase will save You a headache and some extra expenses You could have on the site.
 
Regarding fashion: Try to be tricky and pack more tops and buttons, pair it with various scarves and jewellery items to create different looks using the same clothes. Two or even three pairs of shoes are more than enough. I always take more with me, but I am a shoe lover ;) 


PAKOWANIE I PRZYGOTOWYWANIE SIĘ DO WYJAZDU

Odpowiednio wcześnie (około tygodnia) zastanów się, czego możesz potrzebować. Spisanie listy rzeczy, które musisz ze sobą zabrać może okazać się zbawienna. Sama będziesz miała jeszcze czas, żeby sprawdzić, czy masz wszystko w domu. Jeśli nie to wciąż możesz wybrać się na zakupy przed wyjazdem. Od ważności Twojego wyjazdu (spotkanie z klientem, prezentacja, dawanie przemówienia) będzie zależała Twoja garderoba. Jeśli jesteś zaproszona na spotkanie to w zaproszeniu powinny widnieć dress code, okolica w jakiej będzie spotkanie się odbywać oraz temepretura i pogoda podczas pobytu. Z własnego doświadczenia wiem, że nie wszyscy są tak szczegółowi i może się zdarzyć, że będziesz zmuszona sprawdzić te wszystkie informacje na własną rękę.

Temperatura i region: Sprawdź, gdzie Twoje spotkania w więkoszości będą miały miejsce. Są to targi, gdzie będziesz musiała dużo chodzić (= wygodne buty), albo spędzisz więkość czasu siedząc (= wygodne spodnie/ spódniczka)? Musisz zabarać się sobą tabletki (alergie, bezsenność, itp.)? Albo dodatkowe artykułu toaletowe (bo to TEN tydzień w miesiącu)?

Jak długo zostajesz? Odpowiedź na to pytanie będzie determinowac wielkość Twojego bagażu. Nie ma najmniejszego sensu zabieranie ze sobą 23 kilogramów, jeśli jedziesz tylko na dwa dni. Jednakże, jeśli Twój wyjazd trwa dłużej, niż 4 dni spakowanie całej walizki (23 kg) zaoszczędzi Ci pieniądzy oraz bólu głowy

Ubrania: Bądź sprytna i pakuj więcej bluzek i koszul, niż spodni i spódnic. Umiejętne łączenie stałych zestawów z chustami, biżuterią i akcesoriami sprawi wrażenie, że masz za każdym razem na sobie coś innego. Dwie, czy nawet trzy pary butów zdecydowanie wystarczą.

Cosmetics: Getting small travelling sets of cosmetics will save You space in the suitcase. I have got recently empty travel sized bottles, so I could refill them with my favourite body lotion, shampoo and conditioner. Finding a small cosmetic bag is an excellent option to pack only necessary make-up items (please, don't overdo). Hotels' toiletries mostly contain sulphates (you do not want to use them, trust me)

Booking hotels: If I know long before the event, conference or fair that I will be attending, I try to book a hotel that offers no cancellation fee. Prices of accommodation tend to decrease a month before Your arrival. You can observe the prices and always find a better deal while cancelling the first choice. Booking.com also offers loyalty programmes (Genius programme and Flying Blue Points for KLM travellers). Another great platform with great hotel deals is PointsHound. You can gather extra loyalty points from Your most used airlines. You can find there wonderful sales and discounts that are not available at Booking.com

What I always do, when focusing on a location is staying close either to the venue or close to the airport (train station, harbour). If You think that booking a hotel somewhere in suburbs will save You money, You might be wrong. Maybe the room is cheaper, but You will just waste Your time and money trying to get to the desired place. Do some maths and think where to cut off unnecessary expenses. If Your agenda is tight and full of meetings, find a site to stay that isn't that far away. It will make You do some exercises like walking to the meeting point

Get enough sleep before Your trip. Arrive at the airport/ train station/ harbour early enough (I always come 2 hours before the departure. There have been too many stories of my friends who had missed their flights just because they didn't want to wait at the airport) to solve potential issues.

Always have with You (somewhere in Your pocket) Your passport, phone, credit cards and some cash.


Kosmetyki: Zaopatrz się we fiolki małych rozmiarów (wlejesz do nich swoje ulubione szampony, odżywki i żele) albo kup zestaw podróżny kosmetyków, których używasz (kosmetyki w hotelach zawierają siarczany, które negatywnie działają na skórę i włosy). Znalezienie małej kosmetyczki, gdzie możesz wsadzić produkty do makijażu zaoszczędzą Ci miejsca, zwłaszcza jeśli pakujesz tylko bagaż podręczny. Zabierz ze sobą tylko to, co potrzeba.

Zakwaterowanie: Jeśli wiem wystarczająco wcześnie, gdzie jadę to rezerwuję hotel z ofertą darmowego anulowanie rezerwacji i obserwuję ceny. Doświadczenie nauczyło mnie, że hotele mają tendencję do spuszczania cen na około 10 do 7 dni przed moim przyjazdem (więc po co przepłacać, jeśli mogę pierwszą opcję zanulować i dostać lepszą ofertę). Programy lojalnościowe mają swoje zalety. Booking.com oferuje 10% zniżki, dodatkowe puntky lojalnościwe dla podróżujących liniami SkyTeam oraz dodatkowe atrakcje na wybrane hotele  (program Geniusz). Linie lotnicze też mają swoje oferty i współpracują z hotelami ( podróżujący mogą zbierać dodatkowe punkty lojalnościowe za rezerwacje hoteli na Pointshound.com).

Przy rezerwacji hotelu zazwyczaj zostaję blisko lotniska (stacji lub przystani) albo miejsca spotkań. Jeśli myślisz, że znalezienie taniej oferty pokoju hotelowego, gdzieś na obrzeżach miasta zaoszczędzi Ci pieniądze to możesz się grubo pomylić. Dobrze wszystko przelicz, bo nikt nie chce marnować pieniędzy na taksówki i transport publiczny. Za pieniądze wydane na takie niepotrzebne wydatki może taniej będzie zarezerwować coś w przyzwoitej odległości od głównego miejsca spotkań (ja zostaje w miejscach do 15 minut spacerem = odrobina sportu)?

Wystaraczająca ilość snu przed wyjazdem i pojawienie się na stacji, lotnisku, czy przystani odpowiednio wcześnie ułatwi całą podróż. 

Zawsze miej przy sobie torchę gotówki, paszport, telefon i karty kredytowe!

Take an advantage of frequent flyer loyalty programmes (I have joined Flying Blue and Blue Biz KLM). Airlines often have offers for business travellers. Myself, I don't have to pay for a check-in luggage thanks to Blue Biz programme by KLM. There are plenty of partners such as hotels and car hire companies, which have special rates for members of frequent flyer programmes. If You run Your own business like me, contact the customer service at the airport You departure the most and gather some information for a business loyalty programme (I applied for Blue Biz a few months ago and my check-in luggage is now always for free, plus I collect loyalty points from each flight for my business and private account).

Get a good suitcase. Investing in a high-quality bag on the wheel will save You energy. Tag it correctly, but do not provide Your address details. Just Your name and surname, phone number and email. If You are travelling only with a hand luggage, it is possible for a woman to squeeze everything in 10kg. The most important thing is to pack only stuff that you really need. Coco Chanel used to say 'Less is more'.


Dobra walizka to inwestycja na lata. Odpowiednio ją oznakuj w przypadku jej zgubienia (podaj swój numer telefonu oraz email, imię i nazwisko, nigdy adres). Jeśli podróżujesz tylko z bagażem podręcznym (do 10kg) to jest możliwe, żeby kobieta spakowała wszystko, czego potrzebuje (obejrzyj filmik poniżej). Najważniejsze to pakować tylko to, co musisz ze sobą zabrać. Jak mawiała Chanel "Mniej znaczy więcej".


Summary:

* Prepare a check and to-do list

* Think of cutting off unnecessary costs (check-in luggage, frequent flyer programme, hotel loyalty programmes)

* Comfortable and yet professional clothing and shoes

* Pack only basic cosmetics into a travel size kit

* Don't forget Your business cards

* Keep credit cards, Your id/ passport, important documents always with You

* Hand travel info to Your family or a close friend (just in case)

* Organise Your agenda and meetings

* Don't drink alcohol or overeat before any trip

* Get enough sleep

* Arrive at the airport/ harbour/ train station early enough

* Drink plenty of water

* Don't be afraid to ask for help

* Put the most beautiful smile on Your face and both friendly and positive attitude


Have You got any extra tips?


W skrócie:

* Przygotuj listę rzeczy, które musisz zabrać

* Pomyśl, gdzie możesz zaoszczędzić (pakowanie tylko walizki podręcznej, programy lojalnościowe)

* Wygodne, ale eleganckie ubrania i buty

* Kosmetyki przelane do małych fiolek

* Nie zapomnij wizytówek

* Ważne dokumenty, telefon oraz portfel miej zawsze przy sobie

* Informacje o swoim wyjeździe, miejscu pobytu oraz szczegóły podróży przekaż zaufanej osobie

* Dobrze zaplanuj swój kalendarz spotkań

* Nie pij alkoholu i nie przejadaj się na dzień przed podróżą

* Wyśpij się

* Zjaw się na stacji/ lotnisku/ przystani odpowiednio wcześnie

* Pij dużo wody w dzień podróży

* Nie bój się prosić o pomoc

* Załóż swój najpiękniejszy uśmiech i sympatyczne nastawienie


Macie jakieś dodatkowe porady?

Instagram